documentos textuales y no textuales

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).

Características básicas   

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

• Al soporte material usado para consignar la información.
• Las características informacionales.

Características del soporte material

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

• Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.
• No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Características informacionales

Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios y terciarios. Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos terciarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.

Formato de archivo informático

Dado que una unidad de disco, o de hecho cualquier memoria solo puede almacenar bits, la computadora debe tener alguna manera de convertir la información a ceros y unos y viceversa. Hay diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de información. Sin embargo, dentro de cada tipo de formato, por ejemplo documentos de un procesador de texto, habrá normalmente varios formatos diferentes, a veces en competencia.
Algunos formatos de archivo están diseñados para almacenar tipos de datos muy particulares: el formato JPEG, también llamado JPG, por ejemplo, está diseñado para almacenar solamente [imágenes] estáticas. Otros formatos de archivo, sin embargo, están diseñados para almacenar varios tipos diferentes de datos: el formato GIF admite almacenar imágenes estáticas y animaciones simples, y el formato QuickTime puede actuar como un contenedor para muchos tipos diferentes de multimedia. Un archivo de texto es simplemente uno que almacena cualquier texto, en un formato como ASCII o Unicode, con pocos o ninguno caracteres de control. Algunos formatos de archivo, como HTML, o el código fuente de algún lenguaje de programación particular, también son de hecho archivos de texto, pero se adhieren a reglas más específicas que les permiten ser usados para propósitos específicos.
A veces es posible hacer que un programa lea un archivo codificado en un formato como si hubiera sido codificado en otro formato. Por ejemplo, uno puede reproducir un documento de Microsoft Word como si fuera una canción usando un programa de reproducción de música que acepte archivos de audio «sin cabecera». El resultado no suena muy melodioso, sin embargo. Esto es así porque una disposición sensata de bits en un formato casi nunca tiene sentido en otro.

Ejemplos de formatos de audio

 

 

• Con pérdida
  • AAC
  • MP3
  • MP3Pro
  • Vorbis
  • RealAudio
  • VQF
  • WMA
• Sin pérdida
  • AIFF
  • FLAC
  • WAV
  • MIDI
  • mka
  • OGG
  
  
  
  

  Ejemplos de formatos de imagen

   

  
  

• Con pérdida
  • JPEG
• Sin pérdida
  • ILBM
  • PNG
  • BMP
  • TIFF
  • HD Pro
  • JPG
  • GIF

 

 

Documento electrónico

CUADRO   SINOTICO     Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetOriginalmente, cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, ya que cuando existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.ización

DOCUMENTO ELECTRONICO

 

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.Originalmente, cualquier archivo o registro electrónico fue considerado como algo interno, ya que cuando existía un destinatario final, el soporte para este destinatario era invariablemente papel. Sin embargo, el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.De hecho prescindir del papel abarató los costes de transmisión de información y en muchos casos aumentó la velocidad de comunicación. Sin embargo, el prescindir del papel creó el problema de la existencia de múltiples formatos incompatibles. Incluso los documentos más sencillos (en documentos en "plain text"), no están libres de este problema: la mayoría de programas basados en el sistema MS-DOS no trabajan correctamente con documentos de texto basados en UNIX. Muchos más problemas aparecen en relación a documentos electrónicos editados mediante procesadores de texto, hojas de cálculo y procesadores gráficos CAD/DAO. Para resolver este problemas, muchas compañías de software distribuyen visualizadores gratuitos, que pueden leer los documentos electrónicos generados por sus programas de edición, que generalmente no son gratuitos (un buen ejemplo es Adobe's Acrobat Reader). La otra solución ampliamente usada es desarrollar formas de código estandarizadas y abiertas (un buen ejemplo es el código HTML).Es frecuente que la misión del documento como soporte de información implique que no requiera de más valor probatorio que el que se presuma o se alegue en las menciones del documento. Por ejemplo, la fecha de publicación o el nombre del autor suelen figurar en los documentos y se suelen dar por válidos salvo prueba en contra.
Sin embargo, en ocasiones, es preciso demostrar la autenticidad del documento electrónico o bien, algunas propiedades conexas, como la fecha de creación o publicación, el autor, el expedidor, o el titular del documento (a los efectos de atribuirle un derecho), o bien otra información registrada en sus metadatos.
Con ese objeto, la autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza en base a dos mecanismos complementarios:

• La Firma electrónica
• La referencia a una base de datos documental securizada que se atribuye como de referencia para un documento dado. En la moderna normativa de administración electrónica la sede electrónica permite gestionar la referencia, y el código seguro de verificación la individualización del documento en la sede electrónica.